Agil oder Agilität ist ein Begriff, der sich vom Lateinischen agilis ableitet, was eifrig, beweglich, schnell bedeutet. Im modernen Sprachgebrauch ist Agilität eine Fähigkeit, die Menschen hilft, sich proaktiv, schnell und flexibel an Veränderungen anzupassen. Im Arbeitskontext ist zunächst nicht ganz klar, was mit Agilität gemeint ist.
Was ist agiles Arbeiten?
Die Hochschule Pforzheim hat 2016 eine Studie veröffentlicht, der zufolge Agilität für Unternehmen durch vier zentrale Aspekte gekennzeichnet ist: Anpassungsfähigkeit, Geschwindigkeit, Kundenzentriertheit und dazu ein agiles Mindset. Im Gabler Wirtschaftslexikon gibt es eine etwas griffigere Definition für den Begriff Agilität.
Typisch beim agilen Arbeiten sind kleine Teams, die interdisziplinär zusammengesetzt sind. Das Arbeiten ist gekennzeichnet durch kurze Feedbackschleifen, inkrementelle Verbesserungen, flache Hierarchien und iterative Leistungserbringung.
Durch die Digitalisierung ist agiles Arbeiten populär geworden, doch nicht alle haben davon eine einheitliche Auffassung. Oft wissen die Unternehmen, dass sie mit dieser Management-Methode schneller und besser ihre Ziele erreichen. Doch sie wissen nicht so recht, wie sie diese Ideen in ihrem Unternehmen implementieren können. Sie brauchen einen Agile Coach. Doch was macht ein Agile Coach im Unternehmen? Wäre nicht ein Unternehmensberater ausreichend? Gemäß der Agile Coach Definition hilft der Agile Coach dabei, zu lernen seine Aufgaben selbst zu lösen, während ein klassischer Unternehmensberater die Aufgaben für den Kunden löst und die Lösung präsentiert.
Woher kommt das agile Arbeiten?
Zunächst wurden das agile Arbeiten in der IT-Branche und im Projektmanagement bekannt – also dort, wo schnelle Veränderungen an der Tagesordnung sind. Heute hat die Digitalisierung fast jeden Unternehmensbereich in jeder Branche erreicht. Ständige Veränderung ist zur Konstanten geworden. Agiles Arbeiten hat sich seit den 2000er-Jahren langsam zum Standard in Management- und Organisationskultur entwickelt.
Scrum und Kanban
Die agilen Prinzipien lassen sich auf verschiedene Arten in den Unternehmen organisieren, am bekanntesten sind Kanban und Scrum.
Kanban
Visualisierung steht im Mittelpunkt bei der Kanban-Methode. Bild: Pixabay / geralt
Bei dieser Methode stehen der Workflow und dessen Visualisierung im Mittelpunkt. Gleichmäßige und fließende Arbeitsabläufe sind das Ziel, um Projekte effizient zu beenden. Aufgaben haben Grenzen und sind auf einem Board visualisiert. Das Board spiegelt den Projektablauf wider. Diese Methode ist für Einzelpersonen und Teams geeignet. Damit lassen sich kleine und große Projekte strukturieren.
Scrum
Die Scrum-Methode ist umfangreicher. Sie basiert auf festgelegten Rollen und kurzen Arbeitssprints, anstatt auf gleichmäßigen Workflows. Damit können die Teams kreative Produkte in kleinen Schritten liefern und die Arbeitsergebnisse kontinuierlich verbessern.
Diese Methoden lassen sich in der Praxis nicht immer zu 100 Prozent umsetzen. Sie werden oft an die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst, vereinfacht und kombiniert.
Vorteile in der Unternehmenspraxis
Im traditionellen Wasserfallprinzip werden Projekte linear, Phase für Phase, durchgeführt. Das Prinzip ist wenig flexibel, weil alles auf ein vordefiniertes Ergebnis zusteuert. Fehler bleiben häufig lange unentdeckt und der Return on Invest ist meist erst nach der Fertigstellung erkennbar. Dieses träge, starre Modell funktioniert im globalen Wettbewerbsdruck und mit der Geschwindigkeit der Digitalisierung immer weniger.
Bei agilen Methoden ist ein vorläufiges Ziel definiert, oder auch nur eine Richtung, und kein klares Ziel. Unternehmer laufen nicht dem Wettbewerber hinterher, sondern setzen Trends und entwickeln Innovationen. Mit agilen Methoden lassen sich Veränderungen antizipieren, was einen Wettbewerbsvorteil bedeutet.
Auch in den Unternehmen selbst erfordern Veränderungen ein Umdenken. Die Mitarbeiter haben heute andere Wünsche und Anforderungen als noch vor zehn Jahren. Der demografische Wandel und der daraus resultierende Fachkräftemangel haben dazu geführt, dass die Mitarbeiter in den Chefetagen mehr Gehör finden. Mitarbeiter wünschen sich Gestaltungsspielraum anstelle von starren Hierarchien. Sie möchten auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Zudem wird die Umwelt immer komplexer, was sich auch auf die Projekte überträgt. Mit den klassischen Strukturen ist effektives Arbeiten kaum noch möglich.
Agile Prinzipien sprechen die Unternehmensführung und die Mitarbeiter gleichermaßen an. Dank des agilen Mindsets verbessern sich die Ergebnisse und gleichzeitig lassen sich die veränderten Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Die Prinzipien führen zu einer wertschätzenden und respektvollen Unternehmenskultur, die sich auch auf eine bessere Work-Life-Balance auswirkt.
Agile Arbeitsweisen und die Risiken
Bei agilen Arbeitsweisen ist Kommunikation mit den Projektpartnern besonders wichtig – nach außen und innerhalb des Unternehmens. Bild: Pixabay / free-photos
Wer die Methode erfolgreich einsetzen möchte, muss sich auch der Risiken und Nachteile bewusst sein. Sie ist für viele Projekte methodisch der beste Ansatz. Doch sie ist kein Allheilmittel.
Durch den Verzicht auf ein vordefiniertes Ergebnis birgt die Methode auch ein großes Risiko. Wiederholende Arbeitssprints und ständige Verbesserung können dazu führen, dass Teams ihre Ziele verlieren und Projekte ausufern. Zudem ist es sehr schwierig, einen Projektfortschritt zu messen.
Wenn es keinen klaren Zeitrahmen gibt, können Kostenexplosionen die Folge sein. In den Unternehmen ist die Flexibilität ein großes Hindernis bei der Planung der Ressourcen, denn ein klares Arbeitsergebnis ist nicht definiert.
Agiles Arbeiten erfordert wesentlich mehr Kommunikation als die traditionellen Vorgehensweisen. Das gilt für die Kommunikation mit dem Kunden und auch innerhalb der Unternehmen und der Teams.
Wenn während eines laufenden Arbeitsprozesses neue Mitarbeiter hinzukommen, stellt das Onboarding bei der agilen Arbeitsweise eine große Herausforderung dar. Der Fokus liegt beim Arbeiten auf dem Fortschritt der Praxis und weniger auf einer ausführlichen Dokumentation.