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HVBG führt elektronische Aktenführung ein

Die Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) führt sukzessive bis zum Jahr 2020 ein Dokumenten Management System (DMS) ein, das heißt ein Informationstechnisches System zur Verwaltung elektronischer Dokumente und deren Prozesse. Die Aktenführung der Behörde erfolgt künftig elektronisch.

Durch die Einführung eines DMS wird für die Beschäftigten der HVBG eine zentrale digitale Ablage für Akten, Vorgänge und Dokumente gebildet. Als DMS wird dabei das Verfahren „Hessische elektronische Dokumentenverwaltung“ (Hedok) eingesetzt, das auf dem Produkt Domea der Firma Opentext basiert. Mit der Einführung wird eine verwaltungs- und gesetzeskonforme Aktenablage realisiert.

Durch die Verwendung des DMS wird das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent. E-Mails, Dokumente, schriftliche Notizen können zusammengeführt werden. Das DMS ist darüber hinaus ständig und ortsunabhängig (zum Beispiel am häuslichen Arbeitsplatz) verfügbar. Auf diese Weise werden Redundanzen von Dokumenten vermieden. Ein weiterer Vorteil ist der gemeinsame Zugriff auf einen Datenbestand. Nicht zuletzt können Verwaltungsprozesse durch die elektronische Vorgangsbearbeitung automatisiert und beschleunigt werden.

Nachdem das DMS im vergangenen Jahr erfolgreich im Hessischen Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) implementiert worden ist, erfolgt ab 2018 nun die etappenweise Einführung in den sieben Ämtern für Bodenmanagement (ÄfB) des Landes Hessen. Bis zum Ende des Jahres 2020 ist die flächendeckende Nutzung des DMS in der gesamten HVBG vorgesehen. Das Amt für Bodenmanagement (AfB) in Heppenheim ist bereits umgestellt; im AfB Büdingen laufen derzeit Informationsveranstaltungen und demnächst finden dort Anwenderschulungen statt.

Zum 30.04.2018 sind bisher allein im HLBG über 32.000 Dokumente, mehr als 7.000 Vorgänge und fast 1.000 Akten eingepflegt worden. Das AfB Heppenheim hat in seiner dreimonatigen Nutzungszeit fast 400 Akten, etwa 1.000 Vorgänge und an die 7.000 Dokumente im DMS erzeugt.

Weitere Informationen unter www.hvbg.hessen.de

2529 - HVBG führt elektronische Aktenführung ein
PR/as
Keywords:
GeodäsieGeoinformationGeoGeoinformatikGI Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und GeoinformationHVBGDokumenten Management System